Moderne Content-Plattformen für den Public Sektor – warum Headless CMS wie Strapi neue Wege eröffnen

Headless CMS für den Public Sektor bieten eine zukunftsfähige Alternative: Durch die Entkopplung von Backend und Frontend ermöglichen sie mehr Flexibilität in der Entwicklung, leichtere Anbindung an bestehende Systemlandschaften und eine konsistente User Experience über verschiedene Touchpoints hinweg. Strapi zählt zu den führenden Open-Source-Lösungen in diesem Bereich und überzeugt durch einen modularen Aufbau, hohe Anpassbarkeit und eine starke Community.

Bei Ergosign setzen wir Strapi gezielt in Projekten ein, in denen redaktionelle Workflows und UX gleichermassen im Fokus stehen – gerade dort, wo Inhalte sicher, zugänglich und performant bereitgestellt werden müssen. Die Vorteile zeigen sich besonders deutlich im Public Sektor: Hier punktet Strapi nicht nur durch technische Effizienz, sondern auch durch die Möglichkeit, Inhalte flexibel für verschiedene Zielgruppen und Kanäle aufzubereiten – von barrierearmen Websites bis hin zu spezialisierten Fachportalen.

In den folgenden Beispielen zeigen wir, wie wir gemeinsam mit öffentlichen Auftraggebern und Strapi als Technologieplattform Lösungen geschaffen haben, die sowohl technisch als auch gestalterisch Massstäbe setzen. Denn gerade in UX-zentrierten Projekten zeigt sich, wie ein UX-fokussiertes Headless CMS redaktionelle Prozesse und Nutzererlebnis sinnvoll verbindet.

Im Projekt mit der Stadt Hassfurt standen wir vor einer typischen Herausforderung im öffentlichen Sektor: Inhalte sollten auf mehreren Plattformen ausgespielt werden – konkret auf der kommunalen Website sowie auf digitalen Informationsstelen im Stadtgebiet – und dabei konsistent, aktuell und barrierearm bleiben.

Durch den Einsatz von Strapi als Headless CMS konnten beide Kanäle in einem zentralen System abgebildet werden. Inhalte werden nur einmal gepflegt und anschliessend kanaladaptiert ausgespielt. So unterscheidet sich beispielsweise die Navigation auf der Website (mit drei Ebenen) deutlich von der vereinfachten Struktur auf der Stele (eine Ebene). Auch die Suchfunktion ist angepasst: Während online eine leistungsstarke Volltextsuche verfügbar ist, arbeiten die Stelen mit vordefinierten Themenclustern zur schnellen Orientierung.

Zwei spezialisierte Services wurden nahtlos in Strapi integriert:

• Thumbor übernimmt das automatische Zuschneiden, Skalieren und Formatieren von Bildern – für optimale Performance und Darstellung auf allen Geräten.

• Typesense sorgt als KI-basierte Vektorsuchmaschine für besonders relevante Treffer – auch bei komplexeren Suchanfragen.

Strapi überzeugte auch im redaktionellen Alltag:

• Der „Draft + Publish“-Workflow ermöglicht es Redakteur:innen, Inhalte zunächst zu testen, bevor sie live geschaltet werden.

• Die mehrsprachige Struktur erlaubt individuelle Seitenaufbauten je Sprache – wichtig für eine diverse Zielgruppe.

• Eine feingranulare Rechtevergabe sorgt dafür, dass Mitarbeitende nur auf für sie relevante Inhalte Zugriff haben.

Besonders effizient ist die Verwaltung durch wiederverwendbare Content-Bausteine: Kontaktdaten werden zentral gepflegt und automatisch an allen eingebundenen Stellen aktualisiert – vom Footer bis zur Servicesuche. Die modulare Architektur ermöglicht zudem, auch nach Projektabschluss flexibel neue Seiten oder Inhalte zu erstellen.

Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von Strapi war der Wunsch nach einer leistungsfähigen Open-Source-Lösung, die sich nahtlos in die bestehenden Systeme der Stadtverwaltung einfügt und gleichzeitig eine moderne, nutzerfreundliche Redaktionsumgebung bietet. Im Vergleich zu proprietären Headless-CMS überzeugte Strapi vor allem durch seine Offenheit, Erweiterbarkeit und seine starke Entwickler-Community – ohne Kompromisse bei Funktionalität oder UX.

Ein besonders vielseitiger Einsatz von Strapi findet sich in der FichtelApp – einer regionalen Service-App für das Fichtelgebirge. Die App richtet sich an Bürger:innen und Gäste gleichermassen und bietet Informationen, Veranstaltungen, Services und Orientierung in der Region. Gemeinsam mit dem Projektteam vor Ort haben wir Strapi als zentrales CMS etabliert – nicht nur für klassische Inhalte, sondern als Steuerzentrale für ein gesamtes digitales Ökosystem: Ziel war es, Inhalte und Services für Bürger:innen sowie Tourist:innen über verschiedene Kanäle hinweg zugänglich zu machen – unter anderem in einer App und auf einer physischen Informationsstele.

Strapi ermöglichte es, unterschiedlichste Datenquellen – etwa Inhalte aus einer bestehenden Tourismusdatenbank – über eine einheitliche, intuitive Editor-Oberfläche zu verwalten und mit redaktionellen Beiträgen anzureichern. Statt Medienbrüche in Kauf nehmen zu müssen, konnten Redakteur:innen direkt im CMS Inhalte aufbereiten und zur Ausspielung an verschiedene Touchpoints vorbereiten.

Doch das System ging weit über die klassische Content-Verwaltung hinaus. Strapi übernahm die Rolle eines administrativen Backends für weitere zentrale Funktionen:

Zentrales Redaktionssystem: Inhalte aus der Tourismuszentrale werden in Strapi eingespielt, redaktionell angereichert und ohne Systembrüche für die App aufbereitet. Redaktionelle Teams profitieren von einem klaren, intuitiven Workflow.

Push-Benachrichtigungen werden direkt im CMS erstellt und gezielt an App-Nutzer:innen gesendet – schnell, kontextbezogen und ohne Dritttools.

Das komplette User Management der App wurde in Strapi abgebildet: Benutzerprofile lassen sich dort verwalten, sperren oder löschen – mit feingranularem Rechtemanagement.

Die FichtelApp folgt dabei einem „Single Source of Truth“-Ansatz: Alle Inhalte, die in Strapi gepflegt werden, stehen sowohl in der App (iOS & Android) als auch auf einer ergänzenden Informationsstele vor Ort zur Verfügung. So bleiben Informationen konsistent, aktuell und pflegeleicht.

Im Zentrum der Anwendung steht die „Entdecker-Seite“ – der dynamische Startpunkt für Nutzer:innen. Diese kann das Redaktionsteam über modulare Inhaltsblöcke selbst gestalten, anpassen und erweitern – von Hero-Images über Texte bis hin zu Schlagwörtern. Damit bleibt die App lebendig, relevant und kontinuierlich weiterentwickelbar – ganz ohne technisches Zutun.

Beide Projekte zeigen exemplarisch, wie ein modernes Headless CMS wie Strapi den spezifischen Anforderungen im Public Sektor gerecht wird:

• Zentrale Verwaltung, aber kanalspezifische Ausspielung

• Redaktionelle Selbstständigkeit ohne technisches Vorwissen

• Modularität und Zukunftsfähigkeit durch offene Strukturen

• Integration externer Dienste für Suchfunktion, Bildverarbeitung oder Nutzermanagement

Gleichzeitig erlaubt die Open-Source-Basis maximale Flexibilität – ein entscheidendes Kriterium für viele öffentliche Auftraggeber. Für Ergosign ist Strapi nicht nur ein technisches Framework, sondern ein Werkzeug, das unsere UX-Kompetenz ideal ergänzt: Es ermöglicht uns, skalierbare digitale Lösungen zu bauen, bei denen Inhalt, Gestaltung und Funktionalität nahtlos ineinandergreifen.

Mit Strapi realisieren wir Plattformen, die nicht nur effizient zu betreiben sind – sondern auch nah am Menschen.