Anmerkung der Redaktion: Dieser Artikel von Toni Steimle und Dieter Wallach erschien ursprünglich im Upload-Magazin und wurde von unserer Redaktion teilweise abgewandelt.
Den ersten Teil des Artikels, in dem die verschiedenen Workshops beschrieben werden, finden Sie hier.
Damit die sieben Workshops effizient und erfolgreich verlaufen, folgen sie einer Reihe zentraler Prinzipien. Einige wesentliche Prinzipien seien nachfolgend beispielhaft dargestellt.
1. Ergebnisorientierte Gestaltung
Der Workshop-Leiter muss bereits vor dem Workshop eine Vorstellung von den erreichbaren Ergebnissen haben — natürlich nicht inhaltlich, sondern im Hinblick auf deren Struktur.
Die Arbeit mit Workshop-Karten ist dabei sehr hilfreich. Workshop-Karten erlauben es, erreichte Zwischenergebnisse anschaulich zu visualisieren, flexibel zu ändern und zu erweitern. Dabei kann durch die Karten auch die Struktur des gewünschten Ergebnisses gut vorgegeben werden.
Nehmen wir das Beispiel eines Problem Statements während des Scoping-Workshops: Das Team will ein gemeinsames Verständnis über die zu lösenden Probleme, die Zielgruppen, aussagekräftige Metriken zur Messung des Projekterfolges sowie die vorhandenen Rahmenbedingungen gewinnen. Die Struktur des Problem Statements ist vorbereitet, das Team kann nun dessen inhaltliche Ausprägung durch Karten gemeinsam erarbeiten.
Nach der Vorgabe der Struktur wird das Ergebnis Schritt für Schritt kollaborativ erarbeitet und ist damit für alle Workshop-Teilnehmer nachvollziehbar.
2. Einsam und gemeinsam
Was würde wohl passieren, wenn ein Team gemeinsam das Lenkrad eines Autos zu halten versuchte, um ein Ziel anzusteuern? Wir möchten nicht in diesem Auto sitzen. Manche Tätigkeiten übt man offensichtlich besser allein aus. Um beim Beispiel des Fahrens zu bleiben: Effizient ist ein Wechselspiel zwischen einem gemeinsamen Austausch und dem Fahren allein. So können wir uns im Team gemeinsam über den besten Weg zum Ziel unterhalten und gegebenenfalls die Vor- und Nachteile verschiedener Routen abwägen. Danach wird ein Fahrer oder eine Fahrerin ausgesucht, der oder die dann die Fahrt übernimmt.
Das Wechselspiel von einsamen und gemeinsamen Tätigkeiten ist häufig gleichermaßen effektiv wie effizient. Doch welche Tätigkeiten eignen sich für die Durchführung im Team und welche sollten jeweils alleine durchgeführt werden?
Teamarbeit ist vor allem dann schwierig, wenn viele vergleichsweise kleine Entscheidungen zu treffen sind. Wenn wir einen Prototyp kreieren, so treffen wir viele Entscheidungen von jeweils unterschiedlicher Reichweite: Welches Navigationskonzept wollen wir verwenden? Welche Tiefe einer Unternavigation sehen wir vor? Mit welchen Kategorien arbeiten wir? Würden wir für all diese Entscheidungen einen Konsens im Team suchen, so kämen wir kaum von der Stelle: die Diskussionen wären aufwändig und ermüdend.
Die Kreativmethode Design Studio beispielsweise sieht ein fruchtbares Wechselspiel zwischen Einzel- und Gruppenarbeiten vor, um Lösungsvorschläge für einen Problembereich zu generieren. Dies läuft in verschiedenen Schritten ab: In einem ersten Schritt erarbeiten die Teilnehmer zunächst eigenständig verschiedene Lösungsvorschläge. In einem zweiten Schritt werden die resultierenden individuellen Vorschläge dann einander präsentiert und gemeinsam beurteilt. Danach arbeiten die Teilnehmer auf der Basis des erhaltenen Feedbacks wiederum allein an ihren Entwürfen weiter.
3. Ausbalanciert
In guten Workshops kommen alle Teilnehmer zu Wort; auch jene, die sich ansonsten zurückhalten. Gleichzeitig sollten Teilnehmer, die üblicherweise bei jeder Gelegenheit vieles sagen, im Zaum gehalten werden.
Anstatt einfach nach Beiträgen zu einem Thema zu fragen, können wir beispielsweise die Teilnehmer eines Workshops auffordern, ihre Ideen auf Karten zu notieren und diese anschließend zu präsentieren.
Ein interessantes Beispiel für eine Methode, die diesen Aspekt stark berücksichtigt, ist das sogenannte Plädoyer. Es kann direkt nach dem Design Studio eingesetzt werden, um aus den erarbeiteten Ideen eine Auswahl zu treffen. Dazu wird jeder Workshop-Teilnehmer aufgefordert, in einer kurzen Ansprache zu erläutern, welcher Lösungsvorschlag bevorzugt wird und warum dies der Fall ist.
Erst wenn alle Argumente vorgebracht sind, vergeben alle Teilnehmer Punkte, auf deren Grundlage dann die Gruppe entscheidet, welche der Lösungen sie auswählt.
4. Annahmenbasiert
In Teams mit verschiedenen fachlichen Hintergründen kann es immer zu unterschiedlichen Einschätzungen kommen. Konflikte sind vorprogrammiert und nicht prinzipiell schädlich – im Gegenteil: häufig tragen sie Bedeutsames zur Lösungsfindung bei.
In Teams entstehen viele Konflikte, weil deren Mitglieder von unterschiedlichen Annahmen ausgehen. Das Treffen von Annahmen ist für ein Fortkommen im Workshop jedoch oft unabdingbar; wobei es ein Problem sein kann, dass sich die Belastbarkeit dieser Annahmen nicht unmittelbar überprüfen lässt.
Wichtig ist jedoch, sich der getroffenen Annahmen bewusst zu werden. Dabei hilft ein Assumption Board.
In einem solchen Board werden identifizierte Annahmen während des Workshops auf Karten notiert. Nach und nach entsteht eine Sammlung von Annahmen, die sich später gewichten lassen. Dazu trägt man die aufgedeckten Annahmen in ein Koordinatensystem mit zwei Dimensionen ein: Es wird beurteilt, wie gravierend es für das Projekt wäre, wenn eine Annahme nicht zuträfe und es wird abgeschätzt, wie viel das Team tatsächlich zur Annahme weiß.
Durch das Assumption Board sprechen die Teammitglieder bewusst über die getroffenen Annahmen und lernen, welchen Hintergrund sie haben. Außerdem bewerten sie sie hinsichtlich überschaubarer Punkte, die für alle Teilnehmer nachvollziehbar sind.
Schlusswort
Auch in einem cross-funktionalen Team ist eine effiziente Zusammenarbeit möglich. Die Vorteile cross-funktionaler Kooperationen während der Produktkonzeption sind offensichtlich: Das fachübergreifende Know-how des Teams fließt in das Produktdesign mit ein. Oft lassen sich dadurch Probleme, die ansonsten erst bei der Inbetriebnahme entdeckt würden, bereits früh offenlegen. Hohe Revisionskosten und Fehlinvestitionen lassen sich auf diese Weise vermeiden. Alle Anforderungen kann das Team diskutieren und mögliche Lösungen skizzenhaft illustrieren; an die Stelle langer Spezifikationsdokumente treten anschauliche Prototypen. Der mit umfassenden Spezifikationsdokumenten verbundene Aufwand kann in einem interdisziplinären und cross-funktionalen Team drastisch reduziert werden. Das involvierte Team kann sich mit einem Produktkonzept identifizieren — alle Teammitglieder tragen für den Erfolg des Produktes Verantwortung.
Effiziente und zielorientierte Workshops können in vielen Phasen zahlreicher Projekte die Zusammenarbeit im Team signifikant verbessern und maßgeblich zum Erfolg beitragen.
